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2017年9月25日更新

ビジネス

ビジネスメールでアポイントと取る方法は?

アポイントを取るためのポイント5選

「メールでアポイントを取りたい!」と思っている方は大勢いるでしょう。ここでは、ビジネスメールでアポイントを取る方法を記載しています。「メールでなかなかアポイントを取れない…」と悩んでいる方は、自分のメールを見直して改善していきましょう!

1.件名でわかる「メール内容」

誰からのメールなのか、用件は何か件名を見ただけでわかるようにしましょう。相手が忙しいビジネスマンで1日に何件ものメールを受け取っている人ならば、件名を見ただけで内容がわかるメールは好感を持ってもらえるかもしれません。

例:【打ち合わせのご相談】△△株式会社
ご挨拶のお願い(△△株式会社)

2.端的な内容にする

「いつ(when)・どこで(where)・だれが(who)・なにを(what)・なぜ(why)・どのようにして(how)」の5W1Hをしっかり書くように。ダラダラとした長文を書くのではなく、結論をできるだけ早く伝えて端的な文章にしましょう。

3.綺麗な言葉を使う

ビジネスメールでの言葉遣いは難しいと感じる方は多いのではないでしょうか。また、言葉ではなく文字になると自分の伝えたいことがしっかり伝わっているのか?と不安になることもあると思います。文字でのやり取りだからこそ、綺麗な言葉遣いを駆使してみましょう。相手に「直接会ってみたい」と思ってもらえるようになりますよ。間違った日本語を使ってしまうと「常識がないな…」と思われてしまう可能性があるので「きれいな日本語」を意識することが大切です。

4.日程をいくつか提案する

アポイントを取る場合は、3~4つほど日時を提案しましょう。1日だけに限定していると、その日が相手にとって都合の悪い日だったら会うことができません。3~4つ提案していると、「この日は無理だけどこの日は大丈夫」となり合える確率が高くなるのです。

5.相手がメリットとなる内容を記載する

自分と会うことによって、相手は何を得られるのか伝えましょう。ついこちらのメリットだけを伝えがちですが、相手にとってのメリットを見つけメールで伝えることによって、より興味を持ってもらえる可能性大です。

アポイント決定~終了までの道のり【メール活用編】

アポイントが決定してから直接会うまでのメールの活用法を記載しています。

確認メール

アポイントメールを送り、相手が会える日時を提示してくれたら、お礼とともにいつ伺うか日時をメールで送りましょう。

アポイント直前メール&電話

アポイント日の前日には確認のメールを送りましょう。特に、アポイントが確定した日から実際に会う日までの期間が長い場合は相手が忘れている可能性が高まるため、前日にリマインドメールを送っておくと◎。相手の負担にならない程度に確認メールは送るようにしましょう。

アポイント後メール

実際に会った後は、お礼のメールを送りましょう。日を置いて送るのではなく会ったその日に送るのがベスト。相手を話をした内容を含めて、次回会うときまでにやるべきアクションも記載するといいでしょう。

アポイントを取るときの悩み・疑問あるある!

夜にアポイントメールを送ってもOK?

メールは業務時間内に送るのがベスト。しかしどうしても業後に送らざるを得なかったときは「夜分遅くに失礼します」といった一言を添えて送りましょう。

長文を送っても良い?

「長文で恐縮ですが、ご一読のほどお願いいたします」といった一言を添えて送りましょう。アポイントメールは相手に時間をとってもらうことになります。相手への気遣いを忘れないようにしましょう。

長期休暇前、もしくは後に送るのはあり?

問題ありません。しかし、長期休暇明けにアポイントを入れるのはなるべく避けた方がよいでしょう。休暇明けは忙しいという方が多く、チェックするメールも沢山あります。相手の負担になってしまう可能性があるため、長期休暇明けは控えた方がベストです。また、長期休暇前にアポイントが決定して、休暇明けに合う約束をしていたら、相手が忘れてしまっている可能性があります。リマインドのメールを忘れずにしましょう。

秘書にメールを送るべき?

経営層の方へのアポイントを送る際は秘書の方にメールを送るよう指定される場合があります。その場合はすみやかに秘書の方を通してやり取りしましょう。

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