ウェディングプランナーとの打ち合わせで起こり得るトラブルと対処法

 

大切な結婚式だから絶対に失敗したくない！そう思うのは当然です。まさか、自分たちの結婚式ではトラブルなんて起こらない…と思う反面、初めての事で不安になってしまう事もあるでしょう。結婚式の要ともなる最初の打ち合わせで顔を合わせるのが、ウェディングプランナーです。数多くの挙式を手掛けてきたプロフェッショナルと言えるでしょう。

 

しかし、ウェディングプランナーも人間です。何が起こるかわからないというのはお互い様のこと。結婚式をトラブルなく挙げる為には、プランナーと新郎新婦が力を合わせることが大切です。ウェディングプランナーとの打ち合わせで起こり得るトラブルを事前に知っておき、どんな時も落ち着いて回避できるようにしておきましょう。ここでは、結婚式の打ち合わせで起こったトラブルをいくつか例にあげ、その対処方法をご紹介します。実際に、今、結婚式の打ち合わせでトラブルに直面しているという人も参考にしてみてくださいね！

 

INDEX
■ウェディングプランナーとのトラブル
　ウェディングプランナーが頼りない
　ウェディングプランナーが急に変更になった
　ウェディングプランナーからの連絡が遅い
　ウェディングプランナーのミスが目立つ
　ウェディングプランナーがいつも不愛想
■結婚式の打ち合わせ内容によるトラブル
　出来上がった挙式内容が思っていたのと違う
　ウェディングドレスの持ち込みを拒否された
　初期見積もりから大幅な値上がりをしている
■トラブルなく結婚式を挙げるためには

ウェディングプランナーとのトラブル

 

多くの人は結婚式のために1年～半年前には式場に行き、ウェディングプランナーと準備を重ねていきます。早めに式場を抑えたから安心というわけにもいかず、案外あっという間に時間が過ぎてしまうものですよね。また、結婚式の当日までに何度もプランナーと打ち合わせを重ねる中で、思い通りにいかない事もあるかもしれません。ここでは、担当のウェディングプランナーとのトラブルと対処法をご紹介します。

ウェディングプランナーが頼りない

担当となるウェディングプランナーは、指名するわけではなく式場に足を運んだ際、もしくは式場側で事前に決められている事がほとんどです。初めて会うプランナーと挨拶を交わし、準備を進めてはいるもののマニュアル通りの案内や返事が曖昧などと、少し頼りなさを感じてしまう事もあるかもしれません。

 

経験が浅いのか相談してもあまり親身に考えてくれなかったり、上司に確認してばかりだったり、「このプランナーさんに任せて大丈夫かな…無事に結婚式を挙げられるのかな…」と不安になる事もあるでしょう。

 

【対処法】打ち合わせ内容のやり取りはメールで残す

そんな時は、打ち合わせの内容をメールに残すというのも一つの手段です。言った！言わない！にならないように、その日のうちに気になる点はメールで再確認しておくと良いでしょう。

 

電話で話す方が早く解決はするかもしれませんが、ウェディングプランナーがすぐに電話に出られるとも限りません。土日祝日は特に他の方の結婚式で忙しくしている事も考えられます。電話をかけてもなかなかプランナーと繋がらないとなると、さらに不満も溜まってしまう事でしょう。

 

何度もやり取りを重ねていくうちに頼れる存在になってくれるかもしれないので、新郎新婦側も連絡をメールに切り替えてみるなどの配慮は必要かもしれませんね。「ご都合が宜しい時にご返信ください。」などとメールに残しておくと良いでしょう。

ウェディングプランナーが急に変更になった

ウェディングプランナーが変更になる理由としていくつか考えられるのは、プランナーのご懐妊などによる退職、もしくは会場で担当分業制を行っているという事。挙式後のサポートまで1人のプランナーが担当する場合もありますが、どちらが良いかは好みがわかれます。

 

ウェディングプランの説明や提案を得意とするプランナーもいれば、挙式当日までのサポートを得意とするプランナーもいます。それぞれの得意分野に分けて分業制を行う会場もあるという事は理解しておきましょう。しかし、「このプランナーに最後まで担当してもらいたかった」という意見もありますよね。ショックを受けてしまう事もあるかもしれませんが、別のプランナーを頼る事でさらに良い提案をしてもらえる事もあるのではないでしょうか。

 

【対処法】引継ぎミスが起こらないように契約内容を確認する

思いもよらず、急にプランナーが変更になった場合には、まず契約内容の確認をしておくと良いでしょう。もちろん、引継ぎは後任のプランナーへきちんとされていくのですが、自分たちでも確認をしておく事で引継ぎミスを防ぐことができますよ。

 

前述したように、プランナーとのやり取りを口頭でするのではなく、メールで行うことで文章もしっかり残りますし、何かトラブルが発生した場合にも証拠にもなるのです。

 

また、担当一貫制か分業制か事前に確認しておいても良いでしょう。打ち合わせの際に、「あなたに挙式まで担当して頂きたいのですが、担当は変わってしまうのですか？」などと聞いてみても良いかもしれませんね。

 

関連記事：ウェディングプランナーの担当一貫制と分業制

ウェディングプランナーからの連絡が遅い

ウェディングプランナーからの連絡を待っているのにすぐに来ない…なんて事もあるかもしれませんね。自分としては今日、返事が来ると思っていたのに…などと、プランナーからの連絡が遅いと感じてしまう事もあるでしょう。

 

また、何度連絡してもタイミングが合わない！という事も考えられます。というのも、ウェディングプランナーの仕事内容は幅広く、ずっとデスクで待機しているわけではないからです。結婚式の現場に出る事や成約している新郎新婦のヘアメイクリハーサル現場にいる事もあるのです。

 

【対処法】担当のプランナー以外にもできる事は対応を依頼する

その場合は、担当のプランナー以外の人に対応をお願いしてみても良いのではないでしょうか。担当にしかわからない事であれば、要件を伝えて時間が空いた時に折り返しを頂くようにし、他の人でもわかる事であれば相談をしてみてください。

 

同じ結婚式場で働いているわけなので、ある程度共有されている事もありますし、どんなお客様でも担当できるように研修も受けて来ています。連絡が取れずにイライラしてしまうのであれば、一息ついてから他のプランナーに対応を依頼する事で解決するのではないでしょうか。

ウェディングプランナーのミスが目立つ

結婚式に取り入れたい事をプランナーに話したのに見積もりに入っていなくて、あとで請求された…なんて事もあるかもしれません。伝えたのにプランナーのうっかりミスで、当日には間に合ったけど見積もりが大幅に変更されたなんて事があれば、ガッカリしてしまいますよね。

 

また、ウェディングドレスの提携店舗を紹介し忘れていて予定より少ない数から選んだなんて事も。こればっかりは、新郎新婦側では防ぎようのない事かもしれませんね。結婚式の中でウェディングドレスは最重要ポイントでもありますので、「この店舗のこのドレスを着たい！」と目星を付けて、取扱店舗を覚えておきましょう。

 

【対処法】プランナーまかせにしない事も大切

プランナーのミスを防ぐには、新郎新婦側もプランナーにまかせっきりにしない事が大切です。大切な事は何度も確認し、疑問に思う事は質問してみると良いでしょう。

 

プランナーや式場スタッフもミスが起こらないように業務フローを組んでいたりダブルチェックをしたりしているはずです。しかし、ヒューマンエラーというのは起こってしまうもの。「あの時、私が確認していれば…」などと後悔しないようにしておきましょう。

 

結婚式の準備は、費用の管理やドレス、参列者や式場の装飾や食事など盛り沢山。手帳に全て書き込み、確認事項や提出物のスケジュールをチェックしていくと良いですよ。

ウェディングプランナーがいつも不愛想

人には相性というものが存在するように、どうもプランナーと馬が合わないなんて事もあるかもしれません。また、いつ会っても不愛想でお祝い事なのに晴れやかな気持ちで準備を進められないという事もあるでしょう。

 

接客業であるプランナーは、様々な研修やセミナーでマナーを学んでいる事も多く、いつ見ても不愛想な人はあまり遭遇しない事と思いますが、あまりにも我慢できないような場合には式場スタッフに相談してみても良いでしょう。

 

【対処法】担当のプランナーを変更してもらう

どちらが悪いわけではないにしても、担当になったプランナーとうまくいかない場合には、他のスタッフにきちんと理由を述べて担当スタッフを変更してもらいましょう。何度も繰り返して担当を変更してもらう事は良くありませんが、常識の範囲内であれば相談してみても良いのではないでしょうか。あくまでも、理由がきちんとある場合のみに相談してくださいね。

 

本人に直接言うと角が立つ事もありますし、担当が変わってからも顔を合わすことはあるので伝え方には注意が必要です。たとえ、失礼な態度をしてきても声を荒げるなどしては、他のお客様の結婚式も台無しになってしまいます。怒りたくなる気持ちをグッと抑えて、冷静に伝えると良いですよ。

結婚式の打ち合わせ内容によるトラブル

 

最高の結婚式を挙げるため、披露宴の内容や衣装など入念に打ち合わせをしていきます。結婚式の準備には半年ほどかかる事もあり、忘れてしまっている事はないかと確認する事が大切なのではないでしょうか。ここでは、ウェディングプランナーとの打ち合わせ内容によるトラブルをご紹介しますので、未然に防げるようにしておきましょう。

出来上がった挙式内容が思っていたのと違う

「披露宴で遠方に住む祖母とオンラインでつなぎたい」とプランナーに伝えてあったのに、出来上がった進行表を見たらスッポリ抜けている！なんて事もあるかもしれません。「ちゃんと伝えたのにな…」とモヤモヤした気持ちのまま挙式当日までプランナーと顔を合わせるのも嫌になりますよね。

 

準備段階であれば修正はきくものの、確認をする事を忘れて「プランに組み込まれていると思っていた！」と思い込んでいれば漏れには気付けません。プランナーにまかせっきりにならないように注意しておきましょう。

 

【対処法】結婚式のこだわりは具体的に伝える

披露宴でこだわりがある場合に注意すべき事は、プランナーに細かく具体的に伝えるという事。「この演出を絶対に披露宴で行いたい！」という気持ちを伝えながら、プランを立ててもらうようにしましょう。具体的にこうしたい！というのを伝える事で、プランナーに印象を残す事ができます。

 

また、プランナーの前でしっかりメモを取るのも効果的。メモを取る姿を見せれば「絶対に抜け漏れがあっちゃいけない！」と感じてもらえるのではないでしょうか。自分でもあとでノートを見返す事ができるので、打ち合わせの内容を記録しておくと良いですよ。

ウェディングドレスの持ち込みを拒否された

しっかり調べたつもりでいても、ウェディングドレスの持ち込みがある事を伝えた時に「持ち込み料がかかります」と言われてしまったり、「持ち込みはご遠慮いただいています」と言われたり、思っていた事と違うなんて事もあるでしょう。数多くの式場を調査し情報が錯綜してしまっている事も考えられます。

 

結婚式場の多くは、契約後に契約内容を変更する事はほぼ出来ません。契約した後に、「やっぱりドレスは持ち込みます！」といっても後の祭りなのです。

 

【対処法】持ち込みの可不可を契約前に確認・交渉する

持ち込みを検討している場合は、必ず契約をする前にプランナーに確認をしましょう。ウェディングドレスだけでなく、外注のカメラマンやヘアメイクをお願いする場合も同様です。

 

式場には、スタッフ以外の立ち入りが禁止されているエリアも多くお断りされてしまう事もあるので、立ち入り禁止エリアの制限やゲストとして1人分の料理代を支払うなどの交渉をしてみても良いかもしれません。

初期見積もりから大幅な値上がりをしている

式場の見学に行って、初めて出してもらった見積書と最終見積もりの金額が大幅に違うなんて事もあるのではないでしょうか。最初の見積書には、最低限必要なものだけを入れるという式場も多いようです。

 

すると、キャンドルサービスなどの演出を後から追加したり料理のランクを上げたりする事になり予算オーバーとなる事も。あれもこれも！と追加すれば、費用が予想以上にかかってしまうので、妥協できる部分と妥協したくない部分を明確にしておきましょう。

 

【対処法】契約前に見積書の抜けがないか確認する

まずは、契約をする前に見積書をよく確認しておくようにします。初めに出してもらった見積もりに、結婚式で行いたい演出料や料理プランは希望通りになっているか、候補のドレスやタキシードは見積金額に記載されているもので賄えるのかなどを見ておきます。

 

また、ドレスやタキシードを格安で借りられるレンタルショップを見つける事で節約する事もできますよ。着たいドレスの金額が予算をはるかにオーバーしてしまう場合には、式場への持ち込み料を負担してくれたり割引が適用されたりするようなお店を見つけてみても良いかもしれません。

 

見積書の中でランクアップする事で値段が変わるような項目やオプションとなる項目をチェックしておくと良いですよ。

トラブルなく結婚式を挙げるためには

 

大切な結婚式をトラブルなく挙げるためには、新郎新婦でどのような結婚式にしたいか明確にしてから打ち合わせに臨む事ではないでしょうか。いくらウェディングプランナーが親身に寄り添っても、最終的に決めるのは主役の二人。プランナーにアドバイスをもらいながら、自分たちに合った結婚式を作り上げたいものですね。

 

トラブルになりそうな費用面や契約内容は、しっかり契約前に見直しをしておく事。契約を結んだ後にキャンセルしようとも余計な出費が出てしまうだけなので注意が必要です。プランナーまかせにせず、自分たちでできる事は積極的に取り組んでみてください。

 

結婚式は長い月日をかけて作り上げるため、記憶が曖昧になる事も考えられるので、メモを取るなどしてトラブルを防ぎましょう。ありとあらゆるトラブルの元を事前に回避しておく事も大切なのかもしれませんね。

 

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Author：美プロ編集部