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新卒・経験者・未経験者に分けて例文つきで解説! 人気職「一般事務」の志望動機のポイントとは!


書類の作成や整理など、オフィスワークにはなくてはならない仕事をする一般事務職。専門的なスキルは必要ないものの、基本的には待遇がよく残業も少ないと言われています。求人倍率がとても高いことでも知られ、とくに女性から人気を集めていますね。
 
今回はそんな一般事務職に応募する際に役立つ「志望動機」についてまとめていきます。新卒の場合や転職をする場合など、ケースごとに例文つきで紹介していくので、「面接でどんな志望動機を答えるべきかわからない…」という人はぜひご一読あれ。

どんな人材が求められるの?

志望動機を考えるには、まず企業の側がどんな人材を求めているのか把握する必要があります。一般事務の場合には必須となるのが、事務作業を素早く正確にこなせる能力。そのため「注意深い」「几帳面」「集中力がある」「丁寧に仕事できる」といったポイントをアピールできれば好印象につながります。
 
また、WordやExcelといったオフィスソフトを扱う能力も欠かせません。そのためタイピング速度に自信があるとか、これまでにパソコンを使う職場で働いたことがあればその経験を話すのも有効。さらに「MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)」といったオフィスソフトの資格を持っていれば、心強い武器になりますね。
 
そのほかにも電話応対をしたり、来客に対応するのも一般事務に任されがちな仕事の一つ。そのため人に好印象を与えられるような人当たりの良さや、コミュニケーション能力の高さが大切になってきます。サークル活動などで人当たりの良さをアピールできる経験をしたことがあったら、それを盛り込んでみてはいかがでしょう。
 

新卒の場合

新卒で一般事務職を目指す場合には、「経験はなくても一般事務への適性は人一倍ある」とアピールできると良いですね。一般事務で求められる事務処理能力や人当たりの良さ、PCスキルなどはアルバイトやサークル活動でも培うことができるもの。できれば具体的なエピソードを挙げながら、自分がどんな人間なのか表現することを目指してみましょう。

志望動機の例文1 新卒の場合

私が御社を志望させていただいたのは、今まで培ってきたPCスキルやコミュニケーション能力を活かせるのではないかと考えたからです。大学では広告サークルに所属しており、WordやExcel、デザインソフトなどを使って広告やプレゼン資料を作っていました。それを通してPCの操作が得意になっただけでなく、人の要望を汲み取ってそれを短時間で形にする資料作成能力も身につけることができました。また、長年アルバイトで接客業に従事してきたため、初対面の方に心を開いてもらうコミュニケーション能力にも自信があります。自分の強みを生かして、御社に貢献できればと考えています。

転職・経験者の場合

すでに事務系の職種で働いていて、キャリアがある場合には新卒よりも就職が有利に運ぶと言われています。とはいえ一般事務の仕事内容は幅広く、職場によって大きく異なるのでどんな仕事をしてきたのか面接でしっかりと説明しなくてはいけません。

志望動機の例文2 転職・経験者の場合

前職では商社に勤めていて、一般事務の仕事を行っていました。そこでは営業部のサポート的な業務も任されていて、取引先や他部署とのやり取りが頻繁にあったため、初対面の人が相手でもスムーズに仕事を進められるコミュニケーションスキルを培うことができました。また、スケジュール管理能力にも自信があり、日頃から営業部の社員に頼りにされていました。こうした経験を活かせるのではないかと考え、御社を志望させていただいた次第です。
 

転職・未経験者の場合

同じ転職でも事務職が未経験だった場合、採用のハードルは大きく上がります。そのため働きながら「MOS」や「秘書検定」、「日商簿記」といった一般事務に有利な資格を取得しておいて、それを履歴書や面接でアピールすると良いでしょう。もし資格の取得が間に合わなかった際には、資格を取るために勉強中だと説明するのがベターです。また、前職で培った能力も話し方次第では大きなアピールポイントになりますよ。

志望動機の例文3 転職・未経験者の場合

事務職の経験はありませんが、PCの扱いには自信があり、現在オフィスソフトの資格を取得するために通信講座で勉強しています。また、前職では貿易関係の仕事に就いており、日常会話レベルの英語能力を身につけることができました。今まで培ってきたスキルに加えて、一般事務として働くのに必要なことをどんどん吸収していき、御社に貢献していければと考えています。