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秘書になりたい人は必読! 様々な職種で役に立つ「秘書検定」の取得方法や合格率

出典:ぱくたそ(www.pakutaso.com) [photo すしぱく/モデル 暢子]


「秘書」とは会社の役員や団体のなかで重要なポストにつく人物をサポートするお仕事。秘書になるために必須となる資格はありませんが、仕事内容が多岐にわたるので、様々な能力が求められます。
 
そのため資格は不要でも、秘書に必要な知識やスキルを得るために「秘書検定」を受験する人が多いのです。また、「秘書検定」では一般常識やビジネスに役立つ情報・技能を身につけることもできるので、秘書以外の仕事を目指している人からも人気があるんですね。

そもそも秘書検定って何?

秘書としての業務は来客対応からスケジュール管理、資料作成など多岐にわたっていて、それらをそつなくこなせることが求められます。そのため、秘書を目指す人の多くが「秘書検定」の取得を目指すんですね。そもそも「秘書検定」とは文部科学省が後援する「ビジネス系検定」の一つで、1級を最高として準1級・2級・3級の4種類が設けられています。この検定では、秘書の仕事をする際に重要となる感覚や資質をはじめとして、一般常識やビジネスマナー・接遇、秘書に必要な職務知識、文書作成やファイリングなどの広範な技能が試されれます。
 

出典:ぱくたそ(www.pakutaso.com) [photo すしぱく/モデル 茜さや]

秘書検定ってどうすれば合格できるの?

秘書検定の内容は級によって違い、難易度もそれに応じて異なっています。合格率の内訳を見てみると、2016年に開催された第109回の検定試験では3級が69.1%、2級が61.6%、準1級が34.1%、1級が33.2%という結果。3級・2級は記述試験のみなのですが、準1級からは記述に加えて面接試験も実施されるため、グッと難易度が上がるようですね。以下ではそれぞれの試験の詳しい内容を見ていきましょう。

秘書検定3級・2級

3級と2級では秘書の業務内容や意味が理解できること、社会人として基本的な知識やマナーを身につけていることなどが求められます。選択問題と記述問題からなる筆記試験のみで審査されますが、理論と実技という区分が分かれていて、それぞれ正答率が6割以上なければ合格することができません。「秘書検定」という名前こそついているものの、書類の送付方法や敬語の正しい使い方、冠婚葬祭への対応方法など様々なビジネスシーンで活かせる内容になっています。独学での合格が比較的可能ということもあり、秘書以外の職に就きたいと考えている人にも取得を目指す人が多くいるようです。受験料は3級が2,600円、2級が3,800円、同時受験する場合は6,400円となっています(2016年12月現在)。

秘書検定準1級・1級

準1級からは筆記試験に加えて面接試験を実施。1次試験である筆記試験を合格した人だけ、2次試験である面接に進むことができます。面接では態度や振る舞い、物腰や身なり、話し方や言葉遣いなどが審査対象になるようす。挨拶や上司への報告、来客への対応などのロールプレイング形式となるので、一人では対策が難しい試験だと言えるでしょう。そのため通信講座や通信教育などの対策講座では、面接を想定した動画を見ることで面接対策ができるように工夫を施しているところもあります。
 
3級・2級よりも取得するのが難しい級ですが、資格を持っていれば就職活動で有利になったり、秘書部門への異動が申請しやすいというメリットがあるので、秘書を目指す人はぜひ取得しておきたいところですね。受験料は準1級が4,900円、1級が6,100円、同時受験する場合は8,700円となっているようです(2016年12月現在)。
 

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秘書になるためには

もちろん秘書になるには「秘書検定」を取得するだけでなく、上司となる人に秘書として雇われたり、秘書業務を行う部門に配属されることが必要です。しかし、実際に秘書という職業に就くのはそう簡単なことではありません。というのも秘書が支えるのは、会社や団体のトップ、あるいはリーダー的な立場にある人物たち。社内業務はもちろん、社外との打ち合わせにも一緒に参加することが多く、しっかりとした社会人としてのマナーだけでなく高いサポート力が求められるんですね。そのため未経験で雇ってもらえるところは少なく、事務や総務といった他部署で経験や実績を積んでから異動して秘書になるというパターンが多いようです。
 
その一方、優れた実績があれば最初から秘書として採用されることもあります。ただし秘書の仕事には一般常識が必要になることも多く、採用条件として専門学校・短期大学・大学を卒業しているなど一定の学歴が必要になることも多いので注意しましょう。

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