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作成:2020.05.08

特集

ビジネスデスクを整理する方法

パソコンとスマホ

 

散らかりがちなビジネスデスクの整理法

机の上や引き出しの中など、デスク周りを綺麗に整理整頓できていない人は多いのではないでしょうか。仕事をしていると、つい散らかってしまい整理するのも後回しになりがちです。

 

ここでは「面倒くさいな…」「時間がかかりそうだな…」と思っている方におすすめしたいデスク周りの整理整頓術を紹介します。整理整頓ができると、綺麗なデスクでいつでもスッキリした気持ちで仕事に取り掛かれるほか、欲しいものがすぐに取り出せるので仕事の効率も格段にアップしますよ。

整理整頓するにはエリア分けが必要!

デスク周りの整理整頓で重要なのは「エリア分け」です。「ここにはさみを置く」「ここは書類を入れる」など収納場所を分類し、1つ1つのものを置く場所を決めておくといいでしょう。自分が仕事を進めやすいルールなどを決めておくとベストです。

大まかに分けるエリア

  • デスクの上
  • 手前の引き出し
  • 右側の一番上の引き出し
  • 右側の真ん中の引き出し
  • 右側の一番下の引き出し
  • デスクの下

エリアごとの整理整頓方法

デスクの上

デスクの上には必要最低限のものだけを置くのがベスト。理想はパソコンと電話のみです。余計なものがごちゃごちゃ置いてあるとそこに気を取られて集中力が無くなってしまうことがあります。書類は必要なものだけを出して後はしまっておきましょう。透明のデスクマットの下に書類やはがきなどを挟むのもNG。目につきやすいところに貼った付箋も同じです。意外と過去の書類を挟んだままにしている場合があるので確認してみましょう。

手前の引き出し

1番取り出しやすい引き出しなので、必要な書類を置くスペースとして活用するのがベスト。基本的に何も収納せず、作成中の書類を一時保管する場所として利用すると便利ですよ。外出して戻ってきたときにすぐ取り出せるのはもちろん、帰宅して次の日に「どの書類だっけ?」と迷うこともありません。

 

右側の一番上の引き出し

文房具を入れるのに最適なのが、右側の一番上の引き出しです。その他事務用品や仕事で必要な道具入れとして活用しましょう。収納する際のポイントは使用頻度が高いものから手前に置くこと。引き出しを4つくらいに区切って分けると取り出しやすいですよ。

右側の真ん中の引き出し

真ん中の引き出しには、B5サイズより小さいものを収納すると良いでしょう。例えば電卓やメジャー辞書やスタンプなど、書類や文房具ではないものの収納場所になります。書類を重ねて入れる方もいますが、取り出しにくく探すのにも時間がかかってしまうので避けた方が良いでしょう。引き出しを開けて何がどこにあるのか一瞬でわかるかどうかが収納のポイントです。

右側の一番下の引き出し

どの引き出しよりも深さを持っている右側の1番下の引き出し。ここは5つくらいに区切って、書類入れにしましょう。作成中の書類「保管用書類」は使用頻度が高いため、手前に置くのがべスト。また、必ず横ではなく縦に置くことが重要です。帰宅するときに引き出しに鍵をかけるようにしましょう。書類をなくしてしまうなんてトラブルを防げます。

デスクの下

意外と見逃しがちなデスクの下。「見えないからいいや」とごちゃごちゃにしておくのはNGです。スニーカーやスリッパを置いたりかけたりして整理しましょう。ちょっと棚を作ることでグンと整理された印象になるほか、意外と収納できることにきづくはずです。

フリーアドレスの場合は?


 

最近はフリーアドレスといって、社員がそれぞれの自分のデスクを持たないオフィスのスタイルも増えてきています。自分のデスクがないということはつまり引き出しもないということ。

「だったらどうやって整理整頓すればいいの?!」と思うかもしれませんが、フリーアドレスの場合にはなおさらデスク周りを毎日綺麗に保っておくことが必須です。

 

この場合に重宝されているのが簡単に持ち歩けるようなキャリーボックスやモバイルバッグ。ペンや書類はもちろん、ペットボトルやおやつまで全てまとめて収納することができます。最近はバッグ式のものも増えているので、業務中にはデスクの上に置いて、帰る時にはロッカーに入れてまた翌日にはその日のデスクに置くという流れがスムーズになります。

 

決められた広さの中に収納しなくてはいけないため必要最低限のものしか持ち歩かないようになり、自然と整理整頓が身に付くこと間違いなし。

1年に1度の年末の大掃除の時に大量の書類をシュレッダー、なんてこともなくなりますよ!

綺麗なデスクで効率の良い仕事を


 

すっきりと片付いたデスクを保つことには、実はメリットがたくさん!

時間短縮になる

デスク周りが片付いていないと、置いておいたはずの大事な書類が見つからない!なんてこともしばしば。探している時はどうしても見つからなかったのに、何か月もしてから見つけるなんて経験をしたことがある方も多いはず。デスク周りが片付いていれば、必要なものがどこにあるのか一目で分かるため、毎日仕事をしていく上での大幅な時間短縮になりますよ。

 

集中力が高まる

散らかったデスクの上で仕事をしていると、今は必要じゃない書類が見つかることもよくあるはず。本当は今すべきことはそれではないのに、「あ、これもやらなきゃいけないんだった…先にやっちゃおうかな」なんて横道にそれて、結局は初めにしていた仕事も途中から始めた仕事もどちらも中途半端になってしまいます。

目の前の仕事に集中するためには、必要な情報以外は目に入らないような綺麗なデスクを保ちましょう。

 

物損も少なくなる

大切な書類が見つからなくてイライラしている内に、よけた書類にぶつかってスマホやノートパソコンが床に落ちて壊れてしまった・・・。積み重なった書類が崩れて、置いていたマグカップが落ちて割れてしまった・・・。そんな悲劇、経験したことがある方もいるんじゃないでしょうか。

デスク周りが綺麗に整理整頓されていれば、何かを落としたり壊したりすることも格段に少なくなるはず。

 
 

いかがでしたか?連休前の大掃除の時にはとりあえず引き出しに全部詰め込んでみて見ぬふりをしていた方も、ぜひ一度デスク周りの大改革をしてみては?

入れる場所を決めても結局どんどん物が増えてしまう・・・という方は、あえてデスクの引き出しの中には何も入れず、毎日必要なものだけロッカーから持ってくるというスタイルにしてみても良いかもしれませんね。

綺麗なデスクで気持ちを切り替えて、毎日の仕事を楽しくしちゃいましょう!

Author:美プロ編集部